Plannen
Zet het seizoen neer: lesreeksen, kampen, welke baan, welke trainer, en de uren dat een baan voor iets anders geblokkeerd staat.
Productoverzicht
Administratie, trainers en gezinnen lopen gelijk.
De administratie draait de week in de browser. Trainers hebben hun agenda en presentielijst bij zich. Gezinnen zien hun eigen rooster, inschrijvingen en betalingen. Verzet je de lestijd van dinsdag op de administratie, dan staat het al op de telefoon van de trainer en in de app van het gezin.
Gebouwd rond elke rol
De administratie ziet de hele week, de trainer ziet de baan, de ouder ziet het eigen kind.
Rooster · do 23 julBord · Knelpunten · Bezetting
Baan 1Mini Tennis · 09:00
Baan 2Ledenboeking · 10:00
Baan 4Vervanging nodig · 11:00
Zes taken in één clubweek
Draai de week van planning tot kas opmaken.
Hetzelfde kind, dezelfde les en dezelfde betaling blijven bij elkaar, van de inschrijving in augustus tot de laatste bon in juni.
Inschrijven
Een ouder kiest het juiste kind, ziet de prijs en hoeveel plekken er nog vrij zijn, en leest de voorwaarden voordat er betaald wordt.
Lesgeven
De trainer pakt op de baan zijn telefoon, ziet wie er in de groep zit, vinkt aan wie er was en noteert hoe een speler vooruitgaat.
Beslissen
Een overstap naar een andere groep, een trainer die een invaller nodig heeft, een les die niet doorgaat — ze wachten in één wachtrij op ja of nee.
Kas opmaken
Afrekeningen, bonnen en tegoeden blijven online kloppen, en aan de balie sluit je de dag af: een drankje of een blik ballen aangeslagen met de eigen btw, contant en pin, één kasopmaak per betaalmethode en bron, en een btw-export voor de boekhouder.
Communiceren
Verzet een les, en de administratie, de trainer en elk ingeschreven gezin krijgen hetzelfde bericht erover.
Vul de club
Haal gezinnen binnen en volg elke proefles op voordat hij koud wordt.
Een ouder vraagt een proefles aan op je eigen clubpagina. De aanvraag komt in één lijst met een klok die loopt, en blijft daar tot iemand heeft geantwoord en het kind een plek in een groep heeft.
Core draait de clubweek. De voordeur, de leadwerkbank, het signaal als een gezin begint af te haken, en de e-mailinbox van de administratie horen bij Start Plus en Academy Complete.
Start Plus en Academy Complete
De voordeur
Een openbare pagina in je eigen clubhuisstijl, op je eigen link.
Zet een landingspagina aan op app.contaktacademy.com/join/jouw-club. Bij elke aanvraag staat in de werkbank waar het gezin vandaan kwam — de QR-code op de poster, een link die iemand deelde, een bericht op social, of de pagina zelf.
- QR-codes voor flyers en posters, gemaakt in Academy en klaar om te printen.
- Roosters van kinderen blijven privé. De openbare lesagenda staat uit tot je hem aanzet, en Google ziet hem daarvoor niet.
- E-mail, WhatsApp of een telefoonnummer kunnen naast het proeflesformulier staan, voor de ouder die liever even iets vraagt. De club kiest zelf welke ervan zichtbaar zijn.
Leadwerkbank
Geen proeflesaanvraag blijft liggen.
Elke aanvraag krijgt een label “reageren vóór” dat na 24 uur “te laat” wordt, en de te late aanvragen komen bovenaan in de Decision Inbox — de beslissingenwachtrij op het scherm van de administratie en op de telefoon.
- Eén tijdlijn per gezin — de eerste aanvraag, elke wijziging daarna en elk bericht dat je stuurde, op volgorde.
- Een mens drukt op verzenden. Na een paar stille dagen schrijft Academy het opvolgbericht voor, en iemand van de club leest het na voordat het weggaat.
- Herkenning van het huishouden vertelt je dat de aanvraag van een gezin komt dat je al hebt, zodat je ze niet twee keer in je bestand krijgt.
- Wie lid werd, en wie afhaakt — markeer een proefles als lid geworden en zie waar die vandaan kwam, en zie het kind dat drie weken niet kwam voordat de ouder opzegt.
- De e-mailinbox van de administratie brengt clubmail in dezelfde werkbank, zodat het antwoord bij de rest van de geschiedenis van dat gezin staat.
Communicatie
Eén lijn naar elk gezin en elke trainer.
Elk huishouden en elke trainer houdt één vastgezette chat met de administratie, elke les heeft een eigen groepschat, en een goedkeuring of een presentielijst beantwoord je direct vanuit de inbox.
In elk plan
De clublijn (office line)
Bemand door het team, ondertekend door een mens.
De clublijn is één chat per huishouden en één per trainer. Iedereen op de administratie kan hem beantwoorden, en elk antwoord is ondertekend: “Office (Anna)”.
- Groepschats per les met presentie- en aanmeldkaarten, reacties en leesbevestigingen.
- Antwoorden vanuit de inbox — goedkeuren, beslissen of een presentielijst invullen zonder de melding te verlaten.
- Tellers voor ongelezen berichten werken ongeveer elke minuut bij, en e-mail en meldingen op de telefoon bereiken de mensen die niet in de app kijken.
Van balie tot baan tot telefoon
Academy overal waar het werk gebeurt.
Gebruik Academy in de browser, als installeerbare PWA en in de native iOS- en Android-apps. De administratie achter het bureau, de trainer op de baan en de ouder thuis krijgen allemaal dezelfde wijziging.
Waar Academy draait
- Web/PWA
- Alles wat de administratie, de trainer en het gezin doen
- Native apps
- iOS (Swift) en Android (Kotlin), volledig gelijk
- Talen
- Nederlands, Engels en Spaans
- Betalingen
- Betalingen van leden en gezinnen komen rechtstreeks binnen op de eigen Mollie-rekening van je club, en blijven daar. Je Academy-abonnement is een aparte factuur, van ons aan jou.
- Balie
- Kassa, kas opmaken, btw-export en iPad-baliemodus — onderdeel van Academy Complete
- Juridisch en vastlegging
- Verwerkersovereenkomst, zakelijke abonnementsvoorwaarden en de privacyverklaring van de dienst staan op permanente URL’s met versienummer op app.contaktacademy.com/legal. Vastlegging van toestemming, export per betrokkene, anonimisering en een auditlog zitten in elk plan.
In een middag ingericht
Bouw de club zelf op, tussen de lunch en sluitingstijd.
Begin bij het plan dat past; de wizard loopt met je langs locaties, banen, lessen, trainers en betalingen. Het eerste rooster staat klaar voordat iemand anders inlogt.
Maak je club aan✓Clubnaam & locatie✓4 banen · 3 trainers4Inschrijving openen
Start Core · €99
Eén club, klaar om te draaien.
Maak de club aan, voeg tot vier banen en drie trainers toe en open de inschrijving voor maximaal 150 actieve deelnemers.
app.contaktacademy.com/join/jouw-clubBoek een proefles bij je clubNaamProefles aanvragen
Start Plus · €199
Een grotere club, plus de voordeur.
Eén locatie met tot tien banen, zes trainers en 500 actieve deelnemers, plus de openbare voordeur en de leadwerkbank.
Northgate · alle locaties
NOORD12 banenWEST10 banenZUID8 banen
Rechten per team ingesteld
Academy Complete · €349
Alle locaties bij elkaar.
Onbeperkt gecontracteerde locaties, deelnemers, trainers en banen vanuit één werkruimte, met personeelsrollen per team en de balie inbegrepen.
Je kunt met een lege club beginnen. Kies een plan, maak hem aan, en dezelfde middag zit je in Academy.
Maak je club aanZie het product werken
Maak je club aan, of breng ons één echte week.
Start je club of programma vanaf €99 per maand — of boek een demo, dan draaien we samen een week met lessen, boekingen en wijzigingen door Academy.