Gewijzigde boeking
moet nog bij de lesgroep terechtkomen
Eén clubweek, van inschrijving tot afgelaste les.
De administratie regelt inschrijvingen, banen, trainers, aanwezigheid, berichten en betalingen in de browser. Trainers en gezinnen zien elke wijziging op hun telefoon.
Een werksessie van 45 minuten in Academy, bij je club of online.
De schermen hieronder tonen Academy met voorbeeldgegevens van een club.
Goedemiddag, Marco.Vrijdag 14 augustus · 40 dingen op de rol
ACTIE NODIG
59 seizoensreviews12 annuleringen13 proeflesaanvragen
LESSEN VANDAAG8
TRAINERS AAN HET WERK6
BANEN10
- Platform
- Browser voor de administratie · telefoon voor trainer en gezin
- Betalingen
- Ledenbetalingen komen binnen op de eigen Mollie-rekening van de club
- Accounts
- De gegevens van elke organisatie blijven gescheiden
- Talen
- NL · EN · ES
01 · Het afstemmingsprobleem
Eén wijziging maakt de presentielijst, de betaallijst en de chat verouderd.
Betaalstatus
wordt apart nagekeken voordat de administratie iets kan doen
Bericht van een trainer
is zo gemist terwijl de administratie een antwoord nodig heeft
Afgelaste les
vraagt nog om een antwoord voor elk gezin
Trainer valt uit
moet doorwerken naar de les, de vervanger en de agenda’s
Je wijzigt het één keer. De telefoon van de trainer en de app van het gezin laten het al zien.
02 · Eén clubweek · vijf alledaagse situaties
Bekijk vijf clubsituaties van begin tot eind.
De schermen gebruiken voorbeeldgegevens van een club. Kies een stap om te zien wat het gezin, de administratie of de trainer daarna ziet.
01 De inschrijving · gezin → administratie
Fleur komt bij een groep die in mei begon, en betaalt alleen voor wat er nog komt.
Haar gezin ziet de gespeelde lessen van de prijs af gaan voordat het bevestigt. De inschrijving komt met datum en al op de lijst van de administratie, en het gezin en de trainer zitten al in dezelfde groepschat. Voor kampen en losse evenementen schrijf je je op dezelfde manier in.
Junior Developmentdag · leeftijd
maandag 16:00–17:00€176 · 3 vrij
dinsdag 16:00–17:00€152 · wachtlijst
dinsdag 17:00–18:00€176 · 3 vrij
Bij elke groep staat de prijs en of er nog plek is.
14 GESPEELD · 4 TE GAAN
maandag 16:00–17:00 · jouw totaal
Lesreeks · 18 lessen€176,00
Al begonnen lessen · 14−€136,92
Totaal€39,08
€15,00 aan tegoed is bij het afrekenen te verrekenen.
Groepschats39 leden
High Performance Squad — DI 16:00 · de trainer staat bovenaan
Aanwezigheid · deze week
Wie komt er deze week?
Komt 5Misschien 3Kan niet 2
De administratie leest de chat ook mee.
Deelnemers9 / 11 plekken
Willem Woltersactief · 14 mei
Kai Peterswachtlijst · markeer als betaald
Levi Hendriksactief · 12 mei
Bij elke plek staat de datum waarop die is genomen.
Filteren op dag en op de leeftijd van je kind laat alleen de groepen over die passen. Bij elke groep staat de seizoensprijs en of er nog plek is of een wachtlijst.
De groep begon in mei. Academy streept de veertien gespeelde lessen door, rekent de vier die nog komen en verrekent het tegoed van €15 van het gezin voordat iemand de voorwaarden aanvaardt.
De groepschat hoort bij de plek. De trainer staat bovenaan, en de les van deze week vraagt wie er komt — op iPhone, Android of het web.
Elke inschrijving komt in de lijst van de administratie terecht, met de datum waarop die gebeurde, of de plek actief of op de wachtlijst staat en of die betaald is.
1 / 4 · kies een weergave
Voorbeeld B · Academy-werkstroom · Harbourline Racquet Centre (demonstratieorganisatie)
Het gezin ziet de vier resterende lessen en het totaal van €39,08 voordat het de voorwaarden bevestigt.
02 De zieke trainer · trainer → administratie → trainer
Een trainer met griep, vervangen voordat de administratie opengaat.
Joppe meldt zich ziek voor Mini Tennis op zaterdag. De administratie ziet de les, de baan, de aftelklok en zijn eigen woorden bij elkaar, kiest een trainer die echt vrij is, en de vervanging staat in haar agenda.
Beslisinbox · vervangingen6 open
Joppe Wieringa · Mini Tennis · baan 5OVER 14U
Junior Development · 25 augeerder
High Performance Squad · 27 augeerder
Tijdgevoelige verzoeken sorteren zichzelf bovenaan.
ÉÉN KEER AANWIJZEN · BEIDE TRAINERS BERICHT
Wijs een vervanger aan
Kies wie deze les overneemt — beide trainers krijgen bericht.
Kies een trainer…
Dani Ferreira · buiten beschikbaarheidLieke Visser · beschikbaarRosa Terlouw · buiten beschikbaarheid
Bij elk wachtend verzoek blijft de reden van de trainer in beeld.
INGEVULD ✓wie vroeg, wie overnam, wanneer
Mini Tennis (Red) — Saturday 09:0014 aug, 16:46
Junior Development — THU 16:0014 aug, 02:01
Aangevraagd door Joppe Wieringa · overgenomen door Lieke Visser.
Mijn agenda15 lessen
10 aug – 16 aug 2026 · elke les met jouw naam erop
za 15 · 09:00–10:00Mini Tennis · vervanging
ma 10 · 16:00–17:00Mini Tennis (Red)
wo 12 · 17:00–18:00High Performance Squad
De vervanging komt bij de rest van haar week binnen.
De zaterdagles van Joppe gaat onder NU bovenaan de inbox staan, met de baan, de datum en hoeveel tijd de administratie nog heeft om te antwoorden.
De reden van Joppe blijft in beeld tijdens het kiezen. Bij elke trainer staat of die beschikbaar is of buiten zijn beschikbaarheid valt, dus niemand wordt in een botsing gezet.
De afgehandelde vervanging komt in Onlangs opgelost: de lesreeks, wie het vroeg, wie het overnam en wanneer. De openstaande verzoeken blijven in de wachtrij erboven staan tot ook die een antwoord hebben.
De trainer die het overnam ziet de les in haar eigen week staan, naast de veertien die ze al had, met tijd, groep en aantal deelnemers.
1 / 4 · kies een weergave
Voorbeeld C · Academy-werkstroom · Harbourline Racquet Centre (demonstratieorganisatie)
Kan niemand invallen, dan blijft het verzoek open in de wachtrij staan in plaats van stilletjes te verdwijnen.
03 De overstap · gezin → administratie → gezin
Zwemles op dinsdag wordt een plek op donderdag.
Een ouder vraagt zijn zoon uit de dinsdaggroep te halen en zegt waarom. De administratie ziet de betaalde groep, de gevraagde groep en wat het prijsverschil met het geld doet — vóór er iets is goedgekeurd.
Overstapverzoeken6 open
Ezra Okoro · Junior DevelopmentOPEN
dinsdag 17:00 → donderdag 17:00
“Ezra gaat na de vakantie op dinsdag zwemmen. Donderdag 17:00 zou ons veel beter uitkomen.”
Aangevraagd door Ruud Okoro · 9 aug.
KIES DE DOELGROEP
Eén ruil, één verrekening
VR 19:00 · €49,44 naar ratoMA 19:00 · vol
Oorspronkelijk betaald€176,00
Nieuwe plek naar rato€49,44
Verschil · naar tegoed€126,56
GOEDGEKEURDTEGOED
Besloten 5 aug, 02:00 door de administratie, met de notitie bij het dossier.
De oude groep, de nieuwe groep en het tegoed van het huishouden blijven eraan hangen. Verder niets te doen.
In de wachtrij staan het kind, de groep waarvoor al betaald is, de groep die de ouder wil en de zin die uitlegt waarom — hier: zwemles die op dinsdag begint.
Volle groepen zijn grijs, dus er valt alleen een groep met plek te kiezen. Academy rekent de nieuwe plek naar rato en vraagt hoe het verschil met het betaalde bedrag wordt verrekend.
Goedgekeurd, verrekend als tegoed, met de naam van wie besloot en het tijdstip. Later hoeft niemand het opnieuw te reconstrueren.
1 / 3 · kies een weergave
Voorbeeld D · Academy-werkstroom · Harbourline Racquet Centre (demonstratieorganisatie)
Een terugbetaling in geld blijft in financiële controle staan tot ze veilig aan de overstap te koppelen is — dit scherm keurt die route niet goed.
04 De verregende zaterdag · administratie → gezinnen
Een verregende zaterdag is pas klaar als elk gezin weet wat het krijgt.
Annuleren opent een dossier met de reden en elke getroffen speler erin. Het blijft in de wachtrij van de administratie staan — met de inhaalpoll, het tegoed of het beleid van de club — tot ieder van hen een antwoord op papier heeft.
Junior Development — ZA 10:00ONOPGELOST
Reden van annulerenRegen — banen onbespeelbaar vanaf 09:30
Getroffen spelers: 4
Nienke Wijnandsgeen gekoppelde betaling
Lise Veenstrageen gekoppelde betaling
Inhaalpoll loopt · gezinnen bevestigen een moment.
Afgelaste lessennog open
High Performance Squad · 2 jul2 spelers
Adult Group Lessons · 13 jul2 spelers
Inhalen, stap voor stap
Een geplande les koppelenEen nieuw moment plannenHet aan de groep vragen (poll)
LESTEGOED
€15,00
Wordt automatisch verrekend bij de volgende inschrijving.
Correctie administratie€15,00
Regen — banen onbespeelbaar vanaf 09:30 — tegoed voor de vervallen les
Eén regel per mutatie.
De les, de reden en alle vier de getroffen spelers zitten in één openstaand dossier. In het notitieveld staat wat er is afgesproken, terwijl de groep over een vervangende datum stemt.
Elke andere afgelaste les wacht op dezelfde plek, nog steeds met zijn reden, zijn spelers en de route die de administratie moet kiezen: een les koppelen, een nieuw moment plannen of het aan de groep vragen.
Is het antwoord een tegoed, dan komt dat als één regel op de rekening van het huishouden, met de verregende les erbij — te besteden bij de volgende inschrijving.
1 / 3 · kies een weergave
Voorbeeld E · Academy-werkstroom · Harbourline Racquet Centre (demonstratieorganisatie)
Het tegoed of de terugbetaling blijft bij die inschrijving staan en op het overzicht van het gezin.
05 De presentielijst · trainer → administratie → gezin
De trainer vinkt de presentielijst af op de baan, en de administratie heeft hem al.
Eén knop zet de hele groep op aanwezig; wie te laat, afwezig of afgemeld is, kost daarna één tik. De presentielijst van de administratie vult zich terwijl de trainer lesgeeft, en het gezin ziet thuis dezelfde lessen.
Presentielijst6 van 12 vastgelegd
Iedereen op aanwezigHannah VisserAanwezig ✓
Elif VermeerAfwezig ✕
12 op de lijst · 1 slaat deze les over.
Aanwezigheid11 van 13 lessen
Elke gegeven les, met een eigen kleur per speler.
Liam Bakker92%
Willem Wolters75%
Ravi Bakker54%
Wijzigingen worden vastgelegd als aanpassing door de administratie.
Jullie lessen3 lopende reeksen
Junior Development — zaterdag 10:00
Harbourline Racquet Centre · overstap aanvragen · uitschrijven
High Performance Squad — DI 16:00
Harbourline Racquet Centre · overstap aanvragen · uitschrijven
Eén pagina per huishouden, wat elk kind ook doet.
Eén knop zet iedereen op aanwezig, en de balk laat zien hoeveel van de groep al vastligt. Afwezig, te laat en afgemeld kosten één tik, met ruimte voor een notitie.
Diezelfde vinkjes vormen één raster: elke deelnemer tegen elke gegeven les, met een aanwezigheidspercentage. Latere correcties worden vastgelegd als aanpassing door de administratie.
Thuis staat per kind de lopende reeks met club en locatie — en vanaf dezelfde plek vraagt het gezin een overstap aan of schrijft het uit.
1 / 3 · kies een weergave
Voorbeeld F · Academy-werkstroom · Harbourline Racquet Centre (demonstratieorganisatie)
Trainers nemen dezelfde lijst op via iPhone, Android of mobiel web.
03 · Rollen
Iedereen ziet het werk dat hij moet doen.
De administratie
Plant en beslist.
Draait het rooster, handelt verzoeken af, volgt de aanwezigheid en houdt betalingen bij het juiste huishouden.
Beslisinboxurgentste eerst
Vervangingen6 open
Afgelaste lessen13 open
Proeflessen18 open
De trainer
Geeft les.
Agenda, groep, presentielijst en lesupdates, mee de baan op via de telefoon.
Het gezin
Houdt het bij.
Rooster, inschrijvingen, toestemming per kind, bonnen en de groepschat — met de eigen gegevens van elk kind bij elkaar.
iPhone en Android
Iedereen ziet hetzelfde rooster op iPhone, Android en het web.
Een update van de administratie verschijnt bij trainer en gezin, zonder dat iemand hem overtypt in een bericht of tweede agenda. Academy heeft naast de browser native iOS- en Android-apps.
04 · Plannen voor één locatie of meer
Maak je club aan vanaf €99 per maand.
Maak de club aan, voeg locaties en banen toe, nodig het team uit en koppel de betalingen. Core past bij een kleinere club, Plus geeft ruimte voor meer banen, trainers en spelers en voegt de openbare aanmeldpagina en de leadwerkbank toe, en Complete voegt onbeperkt gecontracteerde locaties, personeelsrollen en de balie toe.
- Start Core
- €99 / maand excl. btw
- Omvang
- 1 locatie · tot 4 banen · 3 trainers · 150 actieve deelnemers
- Inbegrepen
- Spelers inschrijven, lessen en banen plannen, presentie opnemen, gezinnen berichten en betalingen volgen
- Opstart
- €0 opstartkosten · alleen maandelijkse facturatie
- Start Plus Grotere club, één locatie
- €199 / maand excl. btw
- Omvang
- 1 locatie · tot 10 banen · 6 trainers · 500 actieve deelnemers
- Inbegrepen
- Alles uit Core, plus de openbare aanmeldpagina, de leadwerkbank, het signaal als een gezin begint af te haken, de e-mailinbox van de administratie, en weergaven voor roosterknelpunten en de belasting van trainers en banen
- Opstart
- €0 opstartkosten · alleen maandelijkse facturatie
- Academy Complete
- €349 / maand excl. btw
- Omvang
- Onbeperkt gecontracteerde locaties, deelnemers, trainers en banen
- Inbegrepen
- Alles uit Plus, met personeelsrollen per locatie en team en de kassa aan de balie
- Opstart
- €0 opstartkosten · alleen maandelijkse facturatie
Kies op basis van locaties, banen, trainers, deelnemers en de roosterweergaven die je administratie nodig heeft.
Jouw Academy-inrichting
- 1
Voeg je club toeclubnaam · locaties · contactgegevens
- 2
Voeg de plekken en programma’s toelocaties · banen · programma’s · voorwaarden
- 3
Nodig je team uittrainers · kantoorrollen · rechten
- 4
Controleer elke weergaveeigenaar · trainer · gezin
- 5
Koppel de betalingenMollie-rekening van de club · klantvoorwaarden
- 6
Start de weekroosters publiceren · gezinnen uitnodigen
Hoe elk plan eruitziet
Zie wat elk plan aankan.
05 · Academy Managed · aanvraag vanaf €499 / maand
Breng de club die je al draait.
Vertel ons hoeveel locaties en gegevens er over moeten, en hoeveel inrichting, training en ondersteuning je team wil. Daarna offreren we de overzetting en de training. We brengen eerst de mensen, de gezinnen waar ze bij horen en hun inloggegevens over, en daarna richten we samen met je team de lessen en roosters in.
Club inrichten
Seizoenen, programma’s, banen, voorwaarden en prijzen samen met de administratie inrichten.
Gerichte migratie
We brengen de afgesproken mensen, de gezinnen waar ze bij horen en hun inloggegevens over, en de administratie loopt ze met ons na voordat er iemand inlogt.
Training en ondersteuning
De administratie en de trainers trainen, met een afgesproken periode ondersteuning na de inrichting.
06 · Betalingen en eigendom
Ledenbetalingen komen binnen op de eigen rekening van je club.
Betalingen van leden en gezinnen gaan naar de eigen Mollie-rekening van de club, onder het eigen contract van de club met Mollie. Je Academy-abonnement is een aparte factuur, van ons aan jou.
De Mollie-rekening van de club
Lessen, kampen, lidmaatschappen en contributie komen binnen op de gekoppelde Mollie-rekening van de club, onder het eigen contract van de club met Mollie.
Het Academy-abonnement
We factureren Academy elke maand aan de club, op een eigen factuur, los van wat een lid aan jou betaalt.
Overzichten en exports
Download het overzicht van een huishouden, de vastgelegde toestemmingen, de correcties en de volledige export. De Mollie-rekening staat op naam van je club en de gegevens zijn van jou.
Aan de balie werkt het net zo. De kassa aan de balie neemt contant en pin aan, telt bij sluiting de la per betaalmethode en bron, en exporteert de btw voor de dag of de week. De balie hoort bij Academy Complete — bekijk hoe de balie werkt.
07 · Gebouwd vanaf de baan
Door iemand die de forehand traint én de code schrijft.
Academy is ontstaan uit lesgeven bij clubs in Den Haag en Amsterdam: inschrijvingen, lesgroepen, berichten van ouders, banen en betalingen die allemaal in dezelfde drukke week moesten kloppen.
Daarom is de demo 45 minuten in Academy, met een van je eigen weken erin.
08 · Veelgestelde vragen
De vragen die clubeigenaren stellen.
Hoe begint een club met Academy?
Core begint bij €99 per maand excl. btw. Je maakt je club direct aan vanuit het plan dat past — of je boekt een werksessie, dan brengen we je club in kaart, kiezen we het plan en bepalen we de inrichting.
Wat kost het?
Start Core is €99 per maand excl. btw voor één locatie, tot vier banen, drie trainers en 150 actieve deelnemers. Start Plus is €199 voor één locatie, tot tien banen, zes trainers en 500 actieve deelnemers, en voegt de openbare aanmeldpagina, de leadwerkbank en de weergaven voor knelpunten en bezetting toe. Academy Complete is €349 voor onbeperkt gecontracteerde locaties, deelnemers, trainers en banen, met personeelsrollen en de balie. Academy Managed begint vanaf €499 per maand; inrichting, migratie en de uiteindelijke omvang offreren we apart.
Wie houdt het geld van onze leden?
Je club zelf. Betalingen van leden en gezinnen komen binnen op de eigen Mollie-rekening van de club, onder je eigen contract met Mollie. Je Academy-abonnement is een aparte factuur, van ons aan jou.
Moeten ouders en trainers een app installeren?
Nee. Academy werkt in de browser, en er zijn native iOS- en Android-apps voor wie die liever gebruikt. Een update van de administratie verschijnt hoe dan ook bij trainer en gezin.
Hoe krijgen we onze gegevens erin en eruit?
Bij Managed-onboarding spreken we af welke mensen, gezinsverbanden en accounts we importeren. Academy heeft ook exports voor je team, waaronder een export per betrokkene en een anonimiseringsproces.
Hoe gaan jullie om met gegevens van kinderen?
Kinderen horen bij een huishouden, met vastgelegde toestemming per kind — inclusief expliciete keuzes over foto’s en het delen van voortgang, zichtbaar voor de betrokken trainer. Vastgelegde toestemmingen en een auditlog zitten in elk plan.
Waar staan jullie juridische documenten?
Academy publiceert de verwerkersovereenkomst, de zakelijke abonnementsvoorwaarden en de privacyverklaring van de dienst op permanente URL’s met versienummer op app.contaktacademy.com/legal. De subverwerkers zijn Render, Supabase, Mollie, Resend en Upstash.
Maak je club aan, of neem het rooster van volgende week mee.
Start je club of programma vanaf €99 per maand — of kies een uitvallende trainer, een lesoverstap of een afgelaste les, dan draaien we jouw eigen geval samen door Academy.